10 Thủ Thuật Khi Sử Dụng Gmail Và Google Drive

Trong số các dịch vụ trực tuyến nổi bật của gã khổng lồ Google là Google Mail và Google Drive luôn có lượng người sử dụng đông đảo bởi tính hữu dụng của chúng. Nhiều tính năng nâng cao trong các dịch vụ này ít người biết đến như tìm kiếm mail thông qua bộ lọc thư, sử dụng phím tắt trong Gmail giúp việc duyệt mail tiện lợi và nhanh chóng hơn, im đậm, in nghiêng hay gạch dưới chữ trong Google Chat, đính kèm file dung lượng lớn thông qua Google Drive… nếu khai thác tốt các tính năng này hiệu suất làm việc của bạn sẽ được cải thiện đáng kể. 

GMAIL

1. Sử dụng bộ lọc thư:

Thanh tìm kiếm thư của Gmail là công cụ rất tiện lợi cho việc tìm lại các email đã nhận vài tháng trước, thậm chí nhiều năm trước đó nhưng hầu hết mọi người ít khi sử dụng, các tính năng nâng cao trong bộ lọc thư giúp việc tìm mail nhanh chóng, chính xác hơn.

Bạn chỉ cần nhấn vào nút mũi tên bên phải thanh tìm kiếm để mở bảng tìm kiếm nâng cao. Bạn có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm nếu biết người gởi, chủ đề, có các từ nào trong mail, tệp tìm kiếm hay không, khoảng thời gian nhận thư…

2. Đánh dấu thư quan trọng với nhiều biểu tượng

Đôi khi nhận được những mail quan trọng, cách duy nhất để làm nổi bật chúng là gắn thẻ vàng hoặc gán sao trước tiêu đề thư. Thật may, có một tính năng trong phần thiết lập hộp thoại Gmail cho phép bạn đánh dấu hộp thư inbox với các biểu tượng khác nhau. Để làm được điều này, bạn nhấn vào biểu tượng Settings hình răng cưa bên phải Gmail, chọn Cài đặt, kéo xuống gần cuối tab Chung bạn sẽ thấy mục Dấu sao, click chọn tất cả dấu sao để có thể sử dụng tất cả biểu tượng dánh dấu Gmail cung cấp, xong nhấn Lưu thay đổi để lưu lại thiết lập. Giờ thì bạn quay lại trang inbox, muốn đánh dấu cho tiêu đề thư nào bạn click chọn dấu sao phía trước title tương ứng, click thêm một lần nữa để đổi qua biểu tượng khác.

3. Trích dẫn một đoạn thư khi trả lời

Bạn hơi khó chịu khi nhận một email với nội dung dài dòng, điều này ít nhiều làm bạn mất thời gian để tìm đúng một đoạn thư muốn trích dẫn lại. Trong lúc trả lời hay chuyển tiếp thư, bạn hãy chọn khối đoạn text muốn trích dẫn rồi nhấn nút trả lời, lập tức đoạn trích dẫn này sẽ nằm gọn trong khung trả lời.

4. Sử dụng phím tắt:

Thay vì phải rê chuột liên tục, bạn có thể sử dụng phím tắt để thực hiện các thao tác nhanh hơn. Để bật tính năng này, bạn nhấn vào biểu tượng răng cưa Setting, tại tab Chung tìm đến mục Phím tắt, tick chọn Bật phím tắt. Xong Lưu thay đổi.

Bảng phím tắt trong Gmail

Phím tắt	Định nghĩa	Tác vụ
c	Soạn thư	Cho phép bạn soạn thư mới. + c cho phép bạn soạn thư trong cửa sổ mới.
/	Tìm kiếm	Đặt con trỏ trong ô tìm kiếm.
k	Chuyển tới cuộc hội thoại mới hơn	Mở hoặc chuyển con trỏ của bạn đến cuộc hội thoại gần đây hơn. Bạn có thể nhấn để mở rộng cuộc hội thoại.
j	Chuyển tới cuộc hội thoại cũ hơn	Mở hoặc chuyển con trỏ của bạn tới cuộc hội thoại cũ nhất tiếp theo. Bạn có thể nhấn để mở rộng cuộc hội thoại.
n	Thư tiếp theo	Chuyển con trỏ của bạn đến thư tiếp theo. Bạn có thể nhấn để mở rộng hoặc thu gọn thư. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.')
p	Thư trước đó	Chuyển con trỏ của bạn tới thư trước đó. Bạn có thể nhấn để mở rộng hoặc thu gọn thư. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.')
o hoặc	Mở	Mở cuộc hội thoại của bạn. Đồng thời mở rộng hoặc thu gọn thư nếu bạn ở trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.'
u	Quay lại danh sách cuộc hội thoại	Làm mới trang của bạn và chuyển bạn về hộp thư đến hoặc danh sách các cuộc hội thoại.
e	Lưu trữ	Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn từ mọi chế độ xem.
m	Tắt tiếng	Lưu trữ cuộc hội thoại, và tất cả thư sau này bỏ qua Hộp thư đến trừ khi được gửi hoặc cc trực tiếp cho bạn. Tìm hiểu thêm.
x	Chọn cuộc hội thoại	Tự động kiểm tra và chọn cuộc hội thoại để bạn có thể lưu trữ, gắn nhãn hoặc chọn một tác vụ từ trình đơn thả xuống để áp dụng cho cuộc hội thoại đó.
s	Gắn dấu sao cho thư hoặc cuộc hội thoại	Thêm hoặc xoá dấu sao cho thư hoặc cuộc hội thoại. Dấu sao cho phép bạn gắn trạng thái đặc biệt cho thư hoặc cuộc hội thoại.
!	Báo cáo spam	Đánh dấu thư là spam và xoá thư khỏi danh sách cuộc hội thoại của bạn.
r	Trả lời	Trả lời người gửi thư. + r cho phép bạn trả lời thư trong cửa sổ mới. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.')
a	Trả lời tất cả	Trả lời tất cả người nhận thư. +a cho phép bạn trả lời tất cả người nhận thư trong cửa sổ mới. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.')
f	Chuyển tiếp	Chuyển tiếp thư. + f cho phép bạn chuyển tiếp thư trong cửa sổ mới. (Chỉ áp dụng trong 'Chế độ Xem Cuộc hội thoại.')
	Thoát khỏi trường nhập	Xoá con trỏ khỏi trường nhập hiện tại của bạn.
+ s	Lưu thư nháp	Lưu văn bản hiện tại làm thư nháp khi soạn thư. Giữ phím trong khi nhấn s và đảm bảo rằng con trỏ của bạn nằm trong một trong các trường văn bản -- hoặc ngăn soạn thư, hoặc bất kỳ trường Tới, CC, BCC hoặc Chủ đề nào -- khi sử dụng lối tắt này.
#	Xoá	Chuyển cuộc hội thoại tới Thùng rác.
l	Nhãn	Mở trình đơn Nhãn để gắn nhãn cuộc hội thoại.
v	Chuyển tới	Chuyển cuộc hội thoại từ hộp thư đến tới nhãn khác, Spam hoặc Thùng rác.
+ i	Đánh dấu là đã đọc	Đánh dấu thư của bạn là 'đã đọc' và bỏ qua đến thư tiếp theo.
+ u	Đánh dấu là chưa đọc	Đánh dấu thư của bạn là 'chưa đọc' do đó bạn có thể quay trở lại thư sau.
[	Lưu trữ và chuyển tới cuộc hội thoại trước đó	Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn và chuyển tới cuộc hội thoại trước đó.
]	Lưu trữ và chuyển tới cuộc hội thoại tiếp theo	Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn và chuyển tới cuộc hội thoại tiếp theo.
z	Hoàn tác	Hoàn tác tác vụ trước đó của bạn, nếu có thể (làm việc với các tác vụ bằng liên kết 'hoàn tác').
+ n	Cập nhật cuộc hội thoại hiện tại	Cập nhật cuộc hội thoại của bạn khi có thư mới.
q	Chuyển con trỏ tới tìm kiếm trò chuyện	Chuyển trực tiếp con trỏ của bạn tới ô tìm kiếm trò chuyện.
y	Xoá khỏi Chế độ Xem Hiện tại*	Tự động xoá thư hoặc cuộc hội thoại khỏi chế độ xem hiện tại của bạn. Từ 'Hộp thư đến,' 'y' có nghĩa là Lưu trữ Từ 'Thư gắn dấu sao,' 'y' có nghĩa là Không gắn dấu sao Từ 'Thùng rác,' 'y' có nghĩa là Chuyển tới hộp thư đến Từ bất kỳ nhãn nào, 'y' có nghĩa là Xoá nhãn * 'y' không có hiệu lực nếu bạn ở trong 'Spam,' 'Thư đã gửi,' hoặc 'Tất cả thư.'
.	Hiển thị tác vụ khác	Hiển thị trình đơn thả xuống 'Tác vụ khác'.
?	Hiển thị trợ giúp phím tắt	Hiển thị trình đơn trợ giúp phím tắt trong bất kỳ trang nào bạn đang mở.

Phím Tổ hợp - Sử dụng các tổ hợp phím sau để điều hướng qua Gmail.

Phím tắt	Định nghĩa	Tác vụ
sau đó	Gửi thư	Sau khi soạn thư của bạn, sử dụng tổ hợp này để tự động gửi thư. (Được hỗ trợ trong Internet Explorer và Firefox, trên Windows.)
y sau đó o	Lưu trữ và chuyển tới cuộc hội thoại tiếp theo	Lưu trữ cuộc hội thoại của bạn và chuyển tới cuộc hội thoại tiếp theo.
g sau đó a	Đi đến 'Tất cả thư'	Đưa bạn đến trang web lưu trữ 'Tất cả thư,' cho tất cả thư bạn đã từng gửi hoặc nhận (và chưa xoá).
g sau đó s	Đi đến 'Cuộc hội thoại gắn dấu sao'	Đưa bạn đến tất cả các cuộc hội thoại bạn đã gắn dấu sao.
g sau đó c	Đi đến 'Danh sách liên hệ'	Đưa bạn đến danh sách Danh sách liên hệ của mình.
g sau đó d	Đi đến 'Thư nháp'	Đưa bạn đến tất cả các thư nháp bạn đã lưu.
g sau đó i	Đi đến 'Hộp thư đến'	Chuyển bạn tới hộp thư đến.
g sau đó t	Đi đến 'Thư đã gửi'	Đưa bạn đến tất cả thư bạn đã gửi.
* sau đó a	Chọn tất cả	Chọn tất cả thư.
* sau đó n	Không chọn thư nào	Bỏ chọn tất cả thư.
* sau đó r	Chọn thư đã đọc	Chọn tất cả thư bạn đã đọc.
* sau đó u	Chọn thư chưa đọc	Chọn tất cả thư chưa đọc.
* sau đó s	Chọn thư gắn dấu sao	Chọn tất cả thư gắn dấu sao.
* sau đó t	Chọn thư không gắn dấu sao	Chọn tất cả thư không gắn dấu sao.

Ngoài ra, bạn phím Shift và phím ? (Shift + ?)  khi đang sử dụng Gmail, sẽ có 1 màn hình pop-up với tất cả phím tắt hiện lên. Mỗi ngày bạn chỉ cần tìm hiểu một vài phím mới mỗi khi sử dụng và bạn sẽ sớm làm chủ được tất cả phím tắt này. Sẽ tiết kiệm thời gian rất nhiều cho bạn.

5. Đăng xuất từ xa:

Nếu bạn đã đăng nhập Gmail trên các máy tính khác nhau và quên đăng xuất. Bạn có thể đăng xuất Gmail từ xa thông qua lịch sử truy cập Gmail, kéo màn hình xuốn cuối bạn sẽ thấy hoạt động cuối cùng của mình ở góc dưới cùng bên phải, click vào Chi tiết. Tại đây, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết các lần đăng nhập, kèm theo địa chỉ IP máy tính các lần đó, bạn click Đăng xuất khỏi tất cả các phiên khác.

6. Nhấn mạnh các từ quan trọng trong GChat

Nếu bạn muốn nhấn mạnh các từ quan trọng khi chat, bạn phải thêm một số từ khóa quy định bao quanh từ muốn nhấn mạnh. Để in đậm, bạn gõ theo cú pháp *từ nhấn mạnh*, để in nghiêng _từ nhấn mạnh_, đẻ gạch chân –từ nhấn mạnh-.

7. Sử dụng Gmail Offline

Nếu bạn đang sử dụng tình duyệt Chrome, bạn tải về extension Gmail Offline, extension này cho phép bạn soạn thư, trả lời, tìm kiếm, lưu trữ thư mà không cần có mạng internet và các thao tác này sẽ được đồng bộ hóa tự động khi có kết nối internet. Tải Gmail Offline tại đây.


GOOGLE DRIVE

8. Phím tắt trong Google Drive

Cũng giống như Gmail, Google Drive cung cấp các phím tắt giúp việc quản lý kho dữ liệu của mình dễ dàng, nhanh chóng hơn. Để hiện ra bảng phím tắt này, bạn nhấn vào biểu tượng răng cưa Setting, chọn Phím tắt.

9. Xem lịch sử thay đổi tài liệu

Nếu bạn đang tạo hoặc xem một file tài liệu trên Google Drive và bạn muốn xem những thay đổi đã được thực hiện trước đó, bạn chọn Tệp \ Quản lý bản xem lại. Nếu tài liệu được chia sẻ cho nhiều người, thì từng người thay đổi sẽ được đánh một màu hiển thị khác nhau kèm theo thời gian chỉnh sửa.

10. Đính kèm tập tin 10GB nhờ Google Drive

Người dùng Gmail có thể chia sẻ trực tiếp các tập tin đính kèm lưu trữ trên Google Drive trong email gửi đi. Người nhận sẽ tải tập tin đính kèm từ Google Drive thay vì trực tiếp trong email như trước nay. Trong cửa sổ soạn thảo email, bạn sẽ thấy một biểu tượng Google Drive ở phần đính kèm tập tin. Công việc cần làm là tải lên Google Drive tập tin nào muốn gửi đi và chọn nó khi soạn thảo email. Các tập tin đính kèm sẽ vẫn được lưu trữ trong tài khoản Google Drive ngay cả khi email được xóa đi (Để thấy biểu tượng này bản phải chuyển khung soạn thư sang giao diện mới).

Lưu ý: Bài viết này sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt trong Gmail và Google Drive, ngôn ngữ tiếng Anh các bạn cũng thao tác các bước tương tự.